The-K 매거진- 지상 강의
삶의 모든 가능성을 변화시키는
‘시간 관리법’
누구에게나 공평하게 주어지는 24시간이라는 시간. 86,400초, 1,440분이 모여 만들어내는 하루 24시간을 어떻게 활용하느냐에 삶은 물론 인생이 달라질 수 있다. 현명한 시간 관리는 삶의 모든 가능성을 변화시키는 것을 물론 나아가 인생을 바꾸는 강력한 무기가 된다.
- 글. 이민영(현대경제연구원 전문교수)
시간관리, 어떻게 하고 있나?
‘행복도가 높은 나라’ 덴마크의 직장인 평균 퇴근 시간은 4시이다. 이는 효과적인 시간 관리 시스템인 포모도로 테크닉을 활용하기 때문이다. 포모도로([그림1] 참고)란 이탈리아어로 토마토를 의미하며, 요리할 때 사용하는 토마토 모양의 타이머에서 착안된 것이다. 포모도로 테크닉이란, 25분 동안 집중을 해서 업무를 하는 것인데, 포모도로 사용 중인 직원에게는 말을 걸거나, 회의를 요청할 수 없다고 한다.
하루에 몇 번이고 포모도로를 사용할 수 있으며, 전광판을 통해 현재 어느 직원이 포모도로 사용 중인지를 알 수 있게 하고 있어 마치 호텔의 “Don’t disturb(방해하지 마세요)”와 같은 역할을 한다. 이렇듯 시간 관리에 있어 가장 중요한 것은 누구에게나 똑같이 주어지는 시간을 얼마나 효율적으로 보내는지에 있다. 그럼 이제부터 자신의 업무 패턴을 한번 살펴보자. 나는 얼마나 집중력을 발휘해서 시간을 단축하는가. 일상에서도 활용이 가능하다. 책을 읽기로 계획을 세웠는데, 책을 읽을 만한 여유가 안 생긴다면 그 이유는 무엇이라고 생각하는가. 많은 경우가 나도 모르게 소비되는 시간 때문이다.
![[그림 1] 포모도로](../images/contents/con5_1_a.png)
빠져나가는 ‘시간 구멍’을 찾아라
시간 관리에 포모도로 테크닉을 활용하면 좋은 이유는 뭘까? 몰입에 용이하기 때문이다. 컴퓨터도 부팅을 할 때 시간이 걸리듯, 뇌도 집중하려면 부팅 시간이 걸린다. 잠시 동료와 대화를 나누고, 휴대폰 SNS를 확인한 뒤 다시 업무에 집중하려면 뇌에 부팅 시간이 걸리는데, 이 시간을 <메이크 타임>의 저자 제이크 냅은 ‘전환비용’이라고 표현하고 있다. 우리는 시간 관리를 위해서, 이 전환비용을 최소화하는 방법을 개인의 업무 패턴 안에서 발견해 내야 한다.
나의 몰입을 방해하는 요소들이 무엇인지를 먼저 찾아보자. 메일 알림, 문자나 단체 카톡, SNS 또는 동료들과의 불필요한 대화나 회의(많은 조직에서는 스탠딩 회의 등을 통한 시간 소모를 줄이기 위한 방안을 활용 중이다) 등이 방해요소가 될 수 있다. 필자의 경우는 모든 SNS의 알림을 무음으로 처리해 놓았고, 이메일 확인도 오전, 오후로 시간을 정해놓고 하루에 2번 확인한다. 각자 일주일 정도 본인의 업무 패턴을 기록하면서, 시간 구멍을 일으키는 요소들을 찾아 제거하도록 하자.
![[그림 2] 중요한 일-급한 일: A 급하면서 중요한 일, 중요한 일-급하지 않은 일: B 중요하지만 급하지 않은 일, 중요하지 않은 일-급한 일: C 급하지만 중요하지 않은 일, 중요하지 않은 일-급하지 않은 일: D 급하지도 중요하지도 않은 일](../images/contents/con5_1_1.jpg)
![[그림 3] 하이라이트: ⃝⃝⃝ 교재 전달할 것, To DO List : ・병원 예약하기 ・⃝⃝⃝ 교육 관련 메일 전달 ・부산 기차 예매 ・서류 출력 ・이 대표 연락 드리기 ・우유 급식비 확인](../images/contents/con5_1_2.jpg)
우선순위 대신 하이라이트를 정하라
시간 구멍을 찾아 제거한 후, 본격적으로 몰입에 들어가야한다. 시간 관리에 꼭 빠지지 않고 등장하는 단어 중 우선순위, 중요도 등에 대해 들어본 적이 있을 것이다. 다양한 교육을 통해서 시간 관리 매트릭스를 작성한 기억도 있을 것이다([그림2] 참고). 하지만, 참으로 고민스러운 작업이다. 우선순위와 중요도는 상황에 따라 달라질 수 있음을 기억하고, 이제부터는 우선순위와 중요도는 잊어버리자. 우선, 오늘 해야 할 일들을 종이에 나열해 보자. 필자의 경우는 포스트잇을 활용한다. 보통 일주일 단위로, 또는 자기 직전에 하루를 단위로 작성하기도 한다([그림3] 참고).
그런 다음, 보통은 한 가지씩 처리하고 하나씩 지워나갈 것이다. 하나씩 지워나가면서 느껴지는 그 희열은 정말 대단하다. “오늘, 일 많이 했다”라는 뿌듯함도 든다. 하지만, 바쁘게 하루가 지났는데 정작 무엇을 했는지 모를 때가 있다. 게다가 중요한 업무는 손도 대지 못한 채 하루가 지나가기도 한다. 무작위로 작성한 ‘To do list’ 중에서 그날 처리해야 하는 가장 중요한 하이라이트를 선정해야 한다. 예를 들어보자. 서류 출력, 병원 예약, 우유 대금, 이메일 답장, 책주문, 교재 개발 등 다양한 list 중에서 가장 중요한 것은 무엇일까? 그 당시, 필자에게 가장 중요한 업무는 교재 개발이었다. 그렇다면, 교재 개발을 위한 시간을 확보해두고, 방해요소들을 제거한 후 바로 몰입에 들어가는 것이다.
만약, 교재 개발이 5일 정도 소요가 된다면, 중요하지 않은 약속은 5일 뒤로 미루는 것도 전략이다. 5일 중 가운데 하루를 다른 일에 소비하게 된다면, 교재 개발에 다시금 집중하기까지 며칠의 시간 전환 비용이 소요될지 모른다. 연휴나 휴가를 보내고 나서 다시 업무에 집중하려면 “감 떨어져서” 부팅에 시간이 걸렸던 경험이 있을 것이다. 하이라이트를 위한 시간을 오후 2시간으로 확보해 두었다면, 그 시간만큼은 하이라이트에 최선을 다해 몰입하도록 하자. 이때, 자잘한 일들은 한 번에 몰아서 처리하는 것을 추천한다. 퇴근 직전, 또는 출근 직후, 이와 같은 방법으로 하이라이트에 할당된 시간에 방해가 없도록 하자. 