The-K 매거진- 지상 강의
활기찬 새봄,
최상의 업무 컨디션을
유지해볼까?
조직에서 ‘TF팀’이나 ‘전략팀’ 등의 이름으로 긴급한 사안을 해결하기 위해 팀이 구성되는 것을 본 적이 있을 것이다. 단기간에 효율적으로 집중하여 해결책을 모색하기 위한 기능을 갖춘 팀으로, 이는 단지 큰 조직에서만 활용되는 것이 아니다. 업무에서도 당장 적용이 가능하다. 예를 들어, 아침 운동을 했을 때와 저녁 운동을 했을 때, 아침 시간대와 저녁 시간대, 어느 상황에 더욱 효율적으로 일하게 되는지를 기록해보고 최적의 컨디션을 찾는 것이다.이것은 구글에서 발견한 ‘스프린트’라는 방법으로, 업무를 최적화할 수 있도록 개발됐다. 이처럼 업무의 효율성을 높이는 방법에는 어떤 것이 있을까?
- 글. 이민영(현대경제연구원 전문교수)
최상의 업무 컨디션을 찾아라
「나의 하루는 4시 30분에 시작된다」의 저자 김유진 변호사의 하루는 새벽 4시 30분에 시작된다. ‘자기 계발의 여왕’이라 불리며 유튜브는 물론, 최근 방송까지 출연하며 인기 몰이를 하고 있다. 그러나 개인마다 공부 또는 업무 몰입이 잘 되는 시간대는 모두 다르다. 업무 최적화 방법을 찾기 위해서는 개인적으로 업무에 집중이 잘 되는 시간대를 찾고, 업무에 집중이 잘 되는 컨디션을 발견하는 게 우선되어야 한다. 예를 들어, 아침에 운동했을 때와 저녁에 운동했을 때의 컨디션을 점수로 작성해보자. 1점부터 5점 척도로 간단하게 작성하면 된다. 습관적으로 마시게 되는 커피의 양과 시간대에 따라 컨디션이나 집중력이 어떻게 달라지는지도 점수로 만들어보자.
최상의 업무 컨디션을 발견했다면, 업무 방법의 개선도 필요하다. 집중에 필요한 시간과 물리적인 공간도 확보되어야 한다. 특히 중요한 업무라면 자잘한 업무들로 방해받지 않고 오래 몰입할 수 있도록 물리적으로 떨어진 공간 확보가 중요하다. 최근 기업들이 ‘업무 집중 공간’을 두고 있는데 바로 그 중요성을 알기 때문이다. 또는 1시간, 3시간 이런 식으로 ‘디지털 기기 사용 금지’ 규칙을 본인 스스로와 약속하는 것도 도움이 된다.
‘공간 기억력’을 활용하라
‘공간 기억력’을 활용하라 ‘에빙하우스의 망각곡선(독일의 심리학자 헤르만 에빙하우스가 발견한 이론으로, 여러 실험으로 반복하는 것의 효과. 즉, 같은 횟수라면 한 번 종합하여 반복하는 것보다 일정 시간의 범위에 분산 반복하는 편이 훨씬 기억에 효과적이라는 이론)’에서 알 수 있듯이, 인간의 단기 기억력은 그리 뛰어나지 않다. 그러나 ‘공간 기억력’은 아주 뛰어나다. ‘브레인스토밍’이라는 회의 기법은 생각나는 바를 이야기하는 것인데, 퍼실리테이터(회의나 교육 따위의 진행이 원활하게 이루어지게 돕는 역할)는 이 아이디어를 빠짐없이 메모해야 한다. 바로 ‘공간 기억력’을 활용하는 것이다. 지금 우리가 수행하는 업무들은 반복적인 단순 업무들과 창의적이고 복합적인 업무들이 혼재되어 있다. 업무를 처리하다가 문득 떠오르는 아이디어들을 기록해 두지 않으면 이 귀한 아이디어는 어디론가 사라지게 된다. 업무 공간에는 아이디어들을 뚜렷하게 보이게 할 수 있는 공간이 필요하다. 개인 업무 공간이라면 작은 노트 포스트잇, 디지털 기기, 또는 작은 화이트보드 등을 활용할 수 있다. 그러나 여기저기 규칙 없이 적어두는 것은 의미가 없다. 한 곳에 정해두고, 아이디어들을 잘 보이도록 적어 두어야 한다.
만약 회의나 워크숍 또는 협업을 하는 경우라면 해당 프로젝트 완수를 위해 실행력에 도움을 줄 수 있는 공간과 시간이 필요하다. 이 때에도 도출된 아이디어들은 커다란 화이트보드를 이용하여 ‘공유의 뇌’로 활용해 보자. ‘공유의 뇌’를 활용함으로써 모두가 전체적인 흐름을 공유할 수 있어서 이해도를 확인할 수 있고, 개인 수첩에 각자 기록을 할 때 발생하는 소통의 오해도 줄일 수 있다는 점에서 아주 효율적이다. 회의 방법에 대한 합의가 없어서 회의 후에 동료 간 이해도를 서로 확인해야 한다거나, 회의를 이해하기 위한 회의를 다시금 하게 되는 비효율적인 일은 발생하지 않을 것이라는 뜻이다.
지금까지 제시한 방법은 글로벌 기업 구글에서 활용하는 ‘스프린트’라는 업무 방법이다. 구글에서 활용되는 ‘스프린트’란 하나의 프로젝트를 완수하기 위해 5일간 초집중을 하는 방법으로 실제로는 조금 더 구체적으로 제시하고 있지만, 여기서는 우리가 활용할 수 있는 범위 안에서만 제한적으로 제시한 것이다. 그중 업무 최적화 방법으로 가장 효과적인 것은 다음에 이어질 ‘마감 시간’이다.
피할 수 없는 마감 시간
우리가 정말 바쁠 때는 덜 중요한 일에 빼앗길 정신이 없다. 세부적인 일에는 신경을 덜 쓰며, 큰 그림을 먼저 살피게 된다. ‘스프린트’에서 5일이라는 시간을 정한 이유도 바로 그 때문이다. 월요일부터 금요일까지 딱 5일 안에 프로젝트를 마무리해야 하므로, 마감일을 정하고 나면 중간에 무슨 일이 있어도 집중하게 된다는 것이다. 아무리 중대한 프로젝트라 할지라도 기간은 똑같이 5일이 주어진다고 하는데, 초집중하게 하려는 의도에서다.
조직 내에서 협업을 하는 경우든, 개인 업무든 꼭 마감일을 정하고 업무에 임하는 것이 좋다. 그 마감일은 지키기 위해서 존재함을 기억하자. 업무를 최적화할 방법이란 본인의 역량을 최대로 발휘하기 위해 기초 인프라를 구축하는 단계라 생각하면 좋을 것이다. 나만의 최상의 업무 컨디션을 찾기 위한 업무 계획표를 작성하는 일부터 시작해보면 어떨까. 