The-K 매거진- 지상 강의
업무의 효율을 배가하는
‘이메일 스킬’
업종, 직책, 경력과 상관없이 직장인이라면 누구에게나 필요한 능력 중 하나가 바로 ‘이메일을 잘 쓰는 능력’이다. 매일 이메일을 쓰면서도 우리는 왜 이메일을 잘 쓰는게 어려울까? 이메일 스킬을 통해 업무의 효율을 높이고 일 잘하는 사람으로 거듭나보자.
- 글. 이민영(현대경제연구원 전문교수)
이메일 발신자는 명확해야 한다
아침에 출근 후, 대부분의 사람이 가장 먼저 하는 일은 아마도 이메일 확인일 것이다. 밤새 도착해 있는 메일 중에는 중요한 메일도 있지만, 스팸이나 광고 메일도 많다.
메일을 확인하는 과정을 살펴보자. 중요하다고 생각되는 메일을 먼저 확인하게 될 것이며, 광고 메일이나 발신자가 명확하지 않으면 열어보지도 않고 삭제하는 경우도 있다. 그 중요도를 우리는 발신자를 보고 판단을 하는데, 여기서 가장 중요한 것이 바로 나의 이름이 명확히 상대방에게 보이도록 하는 것이다.
지금 당장, 나의 계정으로 메일을 보내도록 하자. 나도 모르게 어려운 닉네임으로 나의 이름이 설정되어 있다면, 반드시 나를 명확히 드러낼 수 있도록 수정하자.
목적이 명확한 제목 글을 작성하라
발신자의 이름이 명확히 표시된다면, 이제는 제목 글로 메일의 목적이 무엇인지를 알릴 차례다. 가장 일반적인 방법은 프로젝트의 명칭을 [괄호] 안에 넣어 잘 보이도록 하고, 다음으로 메일을 보내는 목적을 쓰는 것이다. 예를 들어 ‘[The–K 매거진]4월 원고 부탁드립니다’와 같이 쓰면 목적이 명확하게 보인다.
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[4월 워크숍] 장소 섭외 확정 건.
위의 제목처럼 표기한다면, 상대방이 나의 이메일을 확인해야 하는 이유가 좀 더 명확해진다. 수많은 메일 속에 나의 메일이 읽히게 하는 방법이 무엇인지를 고민해보자. 제목은 쉽게 작성이 될 것이다.
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[4월 워크숍] 이민영입니다.
이름은 ‘보낸 사람’으로 이미 표시가 된다. 굳이 이름을 2번 밝힐 필요는 없다.
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안녕하세요? 아침 인사드립니다. / 확인 부탁드립니다. / 모임 일정 / 회의 안내
아침 인사를 드리는 목적은 무엇인지, 어떤 모임인지, 모임일정 변경 건인지, 모임 일정 확정 건인지, 어떤 회의인지, 회의의 어떤 내용을 공유하고 싶은지 조금 더 명확하게 드러나야 내 메일을 읽을 가능성이 높아진다. 메일을 받는 사람의 입장에서 제목을 작성해야 함을 기억하자.
단체 메일의 함정
단체 메일을 받아본 적이 있을 것이다. 여러 명의 메일 주소를 보고 혹시 불편한 적은 없던가? 필자의 경우는 기업체나 교육기관에 출강을 나간다. 교육 과정에 많게는 수십 명의 강사들이 섭외된다. 주로 교육 담당자들의 단체 메일을 받곤 하는데, 메일을 받는 사람들의 메일 주소가 모두 공개되어서 불편했던 기억이 있다. 우리 부서원들에게 전달하는 메일은 메일 주소가 공개되어도 관계가 없다. 하지만, 서로 잘 모르는 관계의 사람들에게 서로의 메일 주소가 오픈된다는 것은 상당히 불편한 일이며, 이메일 주소는 엄연히 개인 정보이므로 상당한 주의를 요한다. 메일을 받는 입장에서 단체 메일은 성의가 부족해 보일 수 있다는 것을 기억하길 바란다.
“특히 OO 과정을 담당하시는 교수님들께서는 OO 처리 부탁드립니다” 라는 문구를 볼 때, 자칫 잘못하면 나의 경우라 인지하지 못하고 그냥 지나갈 수도 있다. 분명 업무에 공백이 생기기 쉬운 내용이다. 이왕이면, 단체 메일보다는 개인에게 맞는 개인별 맞춤 메일을 작성하면 어떨까? 발신인의 성의도 보이고 더욱 업무를 명확히 할 수 있게 된다.
단체 메일과는 다른 목적으로 ‘참조’와 ‘숨은 참조’가 있다. 참조와 숨은 참조는 ‘이메일 주소의 공개 여부’에 따라 나뉜다. 하지만, 참조나 숨은 참조는 단체 메일과는 성격이 다르니, 이것도 주의해야 한다.
워라밸을 존중하는 이메일
전자기기가 발달하면서 우리는 24시간 이메일과 연결되어 있다. 이는 곧, 24시간 동안 업무와 연결되어 있다는 의미가 될 수 있다. 글로벌 기업 구글에서는 직원들이 퇴근할 때, 사용하던 디지털 기기를 모두 회사에 반납하고 퇴근을 하도록 했다.
이런 캠페인의 결과, 직원들의 스트레스 감소와 행복도 증가 효과가 있는 것으로 나타났다. 직원들은 행복도 증가의 이유로 ‘업무와 개인 삶의 분리’를 들었다고 한다.
프랑스의 IT기업인 아토스(ATOS)의 CEO는 이메일 사용에 관한 사내 조사 결과를 접하게 된다. 그 결과, 관리자들은 이메일 처리에 주간 5~20시간을 사용하며, 메일 처리로 중요 업무를 수행하기 어렵다는 내용이 포함되어 있었다. 따라서 아토스는 2011년 ‘이메일 금지령’을 시행하게 된다. 시행 후, 이메일의 60% 감소, 협업 증가, 영업 이익률 증가, 관리비 감소, 직원 생산성 향상 등의 효과를 보았다. 이처럼 직원 생산성 향상은 업무 시간의 단축을 의미하며, 이는 워라밸(Work&Life Balance) 실현에 있어서 주요한 내용이다. 
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워라밸을 위한 이메일 에티켓
- - 이메일 보내는 시간은 근무 시간으로 한정한다. 상대의 근무시간이 기준이다.
- - 월요일에 확인할 것을 기대하며, 주말 중에 메일을 보내는 것도 삼가야 한다. 평화로운 주말에 예기치 않게 메일 알림이 울릴지 모른다. 업무 시간에 보낼 수 있도록 예약 메일 기능을 활용하자.
- - 의미 있는 토론을 위해서는 이메일보다 직접 만나는 것이 더욱 효율적이다. 짧은 의견을 주고받느라, 이메일을 수시로 확인하게 되는 행위는 집중력 분산만 불러올 뿐이다.
- - 나의 시간도 중요하다. ‘휴가 중입니다. OO 이후에 연락해주십시오’ 등 휴가 중 이메일 자동응답 기능을 활용한다.